Maria Lucia Specchia1, 2, Sara Marchiori3, Emanuela Maria Frisicale2, Giovanna Elisa Calabrò2, Elettra Carini2, Angelo Pezzullo2, Walter Ricciardi1,2,4, Gianfranco Damiani1,2
1. Fondazione Policlinico Universitario A. Gemelli IRCCS, Roma, Italia; 2. Sezione di Igiene, Istituto di Sanità Pubblica, Università Cattolica del Sacro Cuore, Roma, Italia; 3. Azienda ULSS 3 Serenissima Veneto; 4. Presidente dell’Istituto Superiore di Sanità
Parole chiave: assistenza sanitaria, chirurgia, qualità, efficienza, analisi organizzativa, Root Cause Analysis.
Riassunto: In un Blocco Operatorio (BO) collaborano differenti specialità e un’inefficiente gestione può portare a sprechi di risorse e tempo, riducendo la qualità dell’assistenza. L’obiettivo dello studio è stato quello di condurre una valutazione organizzativa per identificare punti di debolezza del BO che impattano sulle performance e promuovere strategie per incrementare l’efficienza. Lo studio è stato condotto mediante process mapping del contesto lavorativo, analisi quali-quantitativa della documentazione sanitaria e valutazione degli elementi critici mediante RCA. Le necessarie strategie di miglioramento sono state implementate mediante metodo Plan Do Check Act (PDCA). È stata effettuata una descrizione dettagliata di personale, device medici, organizzazione e tempistiche del BO. Le principali cause di inefficienza sono state la scarsità di device e un sottoutilizzo del software radiologico PACS (Picture Archiving and Communication System). Le cause alla radice individuate sono state suddivise in quattro aree: organizzazione/struttura, personale, tecnologie e metodi. Sono state identificate criticità nei processi di pianificazione, eterogeneità di capacità informatiche e background educativo del personale, presenza di differenti software e mancanza di un’interfaccia di connessione tra essi, insufficienza di procedure interne e percorsi e di formazione professionale continua. Sono stati impostati due tavoli di lavoro per identificare strategie di miglioramento. L’analisi ha permesso di definire le cause alla radice dell’inefficienza ed impostare una riorganizzazione nell’ottica di un continuo miglioramento. L’aspetto innovativo dello studio è stato l’utilizzo della RCA quale strumento di valutazione organizzativa piuttosto che come strumento reattivo di risk management.
Improving Hospital efficiency: assessment of performance of a surgical suite through root cause analysis, in a hospital in northern Italy
Key words: Healthcare, Quality, Surgery, Efficiency, Organizational assessment, Root Cause Analysis. Summary: A Surgical Suite (SS) is a complex system in which different healthcare professionals work. Inefficient management could lead to waste of money and time and reduce quality of care. The aim of the study was to carry out an organizational assessment of a SS in northern Italy, in order to identify weaknesses and inadequacies related to its performance and promote strategies to increase efficiency.
The study was conducted by process mapping of the working context, qualitative and quantitative analysis of patient documents and an evaluation of the critical issues using the root cause analysis (RCA) tool. The
Plan Do Check Act (PDCA) method was used to implement the necessary changes.
A detailed description of the staff involved, medical devices available, organization and timing of the
SS was performed. Inefficiencies in the unit were caused mainly by insufficient medical devices and
underusage of the radiological software Picture Archiving and Communication System (PACS). Root
causes of inefficiencies were identified and classified into four areas: organization/structure, personnel,
technologies and methods. In particular, critical issues were identified in: the planning processes, the
heterogeneity of technical and Information technology skills and educational background of nursing staff,
the presence of several computerized information systems and lack of a connection interface between the
different software, the lack of internal procedures and paths and lack of continuing professional education
opportunities. Two multidisciplinary working tables were launched by the hospital management in order
to identify improvement strategies.
The evaluation allowed us to define the root causes of SS inefficiency in this hospital, leading to a
reorganization with a view to continuous improvement. An innovative aspect of the present study was
the use of RCA to perform an organizational assessment in healthcare, rather than as a reactive risk
management tool.
Introduzione
L’attività chirurgica rappresenta un punto critico dell’assistenza ospedaliera, per diverse ragioni, legate al suo impatto sulla gestione di molte unità operative e servizi di supporto all’attività clinica, alla sicurezza dei processi assistenziali, sia per i pazienti che per gli operatori sanitari, nonché alla garanzia di adeguati livelli produttivi e della sostenibilità economico-finanziaria della gestione delle risorse.(1) Efficacia ed efficienza del percorso chirurgico costituiscono pertanto un obiettivo primario per i differenti stakeholder (management aziendale, chirurghi, anestesisti, personale infermieristico e tecnico), la cui eterogeneità in termini di competenze ed esigenze richiede la definizione ed implementazione di percorsi condivisi. Ciò in considerazione, oltre che della complessità organizzativo-gestionale dei processi, anche del fatto che la voce di spesa predominante nei bilanci delle aziende sanitarie è rappresentata dalle risorse allocate nelle attività di tipo chirurgico.(1) (2)
Un Blocco Operatorio si configura infatti come un sistema ad elevato livello di complessità orga- nizzativa, caratterizzato dall’interfaccia ed interazione di numerose specialità mediche e diverse professionalità sanitarie. L’inefficiente o poco accurata programmazione e gestione delle attività di sala impatta negativamente sulla qualità dell’assistenza erogata al paziente e sul budget della struttura, determinando ritardi, cancellazioni e riprogrammazioni delle procedure.(1) In ragione di quanto premesso, la gestione delle sale operatorie ha assunto sempre maggiore importanza, come dimostrato anche dalla crescente attenzione, negli ultimi anni, della letteratura scientifica e della normativa, che hanno posto l’accento sull’esigenza di un monitoraggio dei processi e degli esiti dell’attività chirurgica ospedaliera, volto a ridurre i livelli di rischio clinico e razionalizzare l’impiego delle risorse.(2) Da ciò la necessità, per garantire una gestione ottimale – da un punto di vista clinico ed economico – di tale attività, di un assessment strutturato, basato su sistemi di misurazione e valutazione delle performance clinico-assistenziali, volti a individuare le criticità organizzative e definire le necessarie azioni correttive, secondo le logiche del miglioramento continuo. A tale scopo, diversi sono gli strumenti di governance clinica utili al perseguimento di una sempre maggiore qualità assistenziale e sicurezza dei pazienti e degli operatori sanitari.(3) Tra questi, la Root Cause Analysis (RCA), strumento di Risk Management, basato su un’analisi rigorosa e strutturata, che permette di risalire alla relazione causa-effetto di eventi avversi al fine di ridurre il rischio clinico, garantire la sicurezza e migliorare la qualità. L’appropriata applicazione della RCA consente di analizzare le criticità organizzative, fornendo ai decision-maker un valido strumento per evidenziare le aree suscettibili di cambiamento e trarre insegnamento dagli errori al fine di impostare un percorso di miglioramento.(4)
L’obiettivo generale di questo studio è stato quello di condurre, attraverso l’applicazione della RCA, un’analisi del contesto organizzativo del Blocco Operatorio di un presidio ospedaliero dell’Italia nord-orientale, allo scopo di supportare il management aziendale nel processo di miglioramento della qualità. A tal fine, gli obiettivi specifici sono stati: a) l’individuazione delle criticità legate all’erogazione delle attività chirurgiche; b) la proposta delle strategie di miglioramento da mettere in campo per rivedere ed ottimizzare i processi al fine di impattare positivamente sul valore dell’assistenza erogata.